بریف‌ یا تفهیم نامه چیست و چه کاربردی دارد

بریف (brief) یا تفهیم نامه سند استانداردی است که به طور کلی شامل یک یا دو صفحه می‌شود. از طریق این سند تمام اطلاعات مورد نیاز برای تامین نیازهای مشتری را به صورت یکجا و خلاصه از او دریافت می‌شود. شرکت‌های بزرگ اغلب برای همکاری به بریف شما توجه می‌کنند.چرا که فرآیند استاندارد سازی شده ارتباط با خود را بیشتر می‌پسندند و به آن اعتماد دارند. به علاوه تفهیم نامه برای مشتریان کوچک نیز موجب شفافیت ارائه می‌شود. استفاده از این سند روند حرکت شما و مشتری را حرفه‌ای‌تر می‌کند.برای استخدام دورکاری نیز میتوانید با بومران همراه باشید.

به این ترتیب تیم شما در مسیر انجام کار نیازمند اصلاحات کمتری بوده و کمتر از مسیر اصلی خود منحرف می‌شود.

 تفاوت بریف با پروپزال

کلیات تفهیم نامه یک تصویر کلی از فرآیند ارتباط شما با مشتری را ترسیم می‌کند. این سند تمام خدمات شما را در برمی‌گیرد. به عبارت دیگر در بریف به تمام نیازهای مشتری که قرار است از طریق کسب و کار شما به آنها پاسخ داده شود، اشاره می‌شود و راه حل شما برای رفع این نیازها ارائه خواهد شد.

برای مثال تفهیم نامه‌های ارائه شده در حوزه دیجیتال مارکتینگ می‌توانند شامل مواردی از قبیل: تبلیغات دیجیتال، مدیریت شبکه‌های اجتماعی، طراحی وب‌سایت، مشاوره دیجیتال مارکتینگ و آنالیز، طراحی گرافیکی و سایر استراتژی‌های جذب مشتری در این فضا باشد.در سایت فریلنسری بومران میتوانید پروژه دریافت کنید.

پروپوزال برپایه بریف طراحی می‌شود. در واقع یک پروپوزال تمام جهات و اهداف یک بریف را به صورت ویژه مورد بررسی قرار می دهد. اگر بخواهیم تفاوت عمده پروپوزال و تفهیم نامه را به صورت خلاصه بیان کنیم، باید بگوییم که پروپوزال شامل اطلاعات بیشتری نسبت به تفهیم نامه است. در پروپوزال شما اطلاعات جزئی تری را از مشتری خود دریافت می‌کنید .

 اطلاعات مشترک ارائه شده در بریف و پروپزال‌ها

  • معرفی خدمات به صورت خلاصه و کوتاه
  • بررسی مختصر و کوتاه مشکلات مشتری
  • توضیح اهداف و تقسیم بندی کردن آنها به بخش‌های کوچکتر و ارائه راه حل برای هر بخش
  • تعیین دامنه پروژه که شامل شرایط به روز رسانی و یا نگهداری می‌شود.
  • تعیین هزینه‌های عمومی و هزینه‌های مرتبط با یک پروژه خاص

اگر مشتری شما جز کسب و کارهای بزرگ و با تجربه تر باشد. حتما از طریق بریف با شما ارتباط برقرار می‌‌کند. شما باید در یک جلسه حضوری جزئیات بیشتری را بر اساس نیاز و سلیقه مشتری به بریف خود اضافه کنید. اما اگر مشتری شما جز کسب و کارهای کوچک و تازه کار باشد. برای تکمیل بریف عموما  با مشکل مواجه می‌شود. در چنین مواردی نیز لازم است با مشتری یک جلسه ترتیب دهید و موارد اشاره شده در بریف را به صورت بند به بند توضیح داده و اطلاعات مورد نیاز را کسب کنید.برای مشاور دیجیتال مارکتینگ رایگان با ما تماس بگیرید.

 استفاده از بریف‌ها چه اهمیتی برای کسب و کار شما دارد؟

در بخش های قبلی به طور مختصر در مورد تعریف بریف و مطالب ارائه شده در آن صحبت کردیم. همه این موارد مشخص کننده اهمیت بریف برای کسب و کار شما است. در واقع بریف‌ها این اطمینان را برای شما ایجاد می کنند که به خوبی مشتری خود را شناخته‌اید. پس از تکمیل این سند می‌توانید با کمک تیم متخصص خود یک پروپوزال دقیق بنویسید. اگر ارتباط اولیه میان شما و مشتری به درستی اتفاق افتاده باشد، پروپوزال نوشته شده دقیقاً با نیازهای مشتری همخوانی خواهد داشت.

داشتن یک بریف تخصصی نتایج ارزشمندی را برای کسب و کار شما به همراه دارد. که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم.در این مورد برای اطلاع بیشتر میتوانید مقاله مدیریت ارتباط با مشتری را مطالعه کنید.

دستاوردهای ارا‌ئه‌ی بریف برای یک کسب و کار

  • معرفی کسب و کار شما به عنوان یک شریک ارزشمند در ارتباط با مشتری
  • فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز برای تیم‌های مختلف طراحی و ایده پردازی در کسب و کار شما. این اطلاعات به متخصصین ما مرتبط با هر حوزه کمک می‌کند تا ایده های خلاقانه‌تر و صحیح‌تری را در رابطه با یک مشتری ارائه دهد و مطمئن باشند که این این پیام‌های خلاقانه دقیقاً در راستای اهداف و نیازهای مشتری است .
  • شناخت چالش‌های اصلی برای یک مشتری و تلاش برای رفع آنها در الویت اول.
  • تعیین بودجه و انتظارات مشتری و ارائه خدمات بر اساس آن
  • ایجاد تفاهم میان کارفرما و مشتری به صورت رسمی و جلوگیری از انتظارات غیر واقعی در حین فرآیند کار

به طور کلی تفهیم‌نامه‌ها نقشه‌ی اصلی راه را برای ادامه پروژه مشخص می‌کنند. بنابراین داشتن یک تفاهم‌نامه خوب برای موفقیت کسب و کار شما از اهمیت ویژه ای برخوردار است. کسب و کارهای تخصصی به ارائه بریف‌های درست و تکمیل کامل آن از جانب مشتری بسیار اهمیت می‌دهند. نداشتن اطلاعات کافی در مورد مشتری، انتظارات و نوع و ارائه خدمات از جانب شما منجر به عدم رضایت مشتری در حین فرآیند تحویل پروژه خواهد شد. از اهمیت تبت نظرات مخاطبان در کسب و کار خود مطلع شوید.

مزایای استفاده از بریف‌ها

بریف در واقع ارتباط دو طرفه بین مشتری و کارفرما را تعیین می‌کند. مشتری به طور خلاصه دامنه خواسته‌ها و نیازهای خود را از پروژه مشخص می‌کند و کارفرما نیز با دانستن نیازهای مشتری و انتظارات وی برای نتیجه نهایی برنامه‌ریزی می‌کند. این کار به مدیریت انتظارات از هر دو طرف کمک می‌کند. به این ترتیب قبل از شروع پروژه توافق‌های نهایی انجام شده و  از اختلافات بعدی جلوگیری می‌شود. اگر بخواهیم به صورت موردی به مزایای استفاده از بریف اشاره کنیم، ۳ مزیت اصلی را می‌توان برای تفهیم‌نامه‌ها در نظر گرفت.

در آکادمی دیجیتال مارکتینگ بومران مقالات بازاریابی دیجیتال را دنبال کنید.

۱. ابهام را برطرف می‌کند.

بریف‌ها از ابهام و سوء تفاهم‌های مربوط به یک پروژه می‌کاهد و دیگر نیازی نیست تا پس از عقد قرارداد در مورد قیمت‌ها و نحوه انجام کار تجدیدنظر صورت گیرد. پس از ایجاد توافق و ابلاغ و تنظیم سند هر دو طرف می توانند در هر بخش از کار در صورت ابهام به سند اولیه مراجعه کنند و از درستی مسیر انجام پروژه اطمینان حاصل کنند. داشتن یک نقطه تمرکز برای همه‌ی اهداف و اطلاعات برای یک کسب و کار بسیار ارزشمند است. پروژه انجام شده در این فرآیند قطعاً پروژه موفق و کاملی خواهد بود.

۲. منجر به خروجی بهتر می‌شود

۷۹ درصد از کسب و کارهای موفق اتفاق نظر دارند که تولید یک کار خلاقانه خوب بدون داشتن یک بریف مناسب بسیار دشوار است. در واقع بریف نقطه شروع یک پروژه است که از طریق آن وضعیت مالی، عملکرد یک برند، مشتریان هدف و موقعیت برندی که قرار است برای آن پروژه را انجام دهیم، مشخص می‌شود . اینکار به نوبه خود کمک می‌کند تا راه حل‌های خلاقانه و موثری را متناسب با نیازهای آن کسب و کار ارائه دهید.

هرچه نکات ارائه شده در بریف کاملتر و کاربردی‌تر باشند، نتیجه‌ای که بدست خواهد آمد از کیفیت بیشتری برخوردار خواهد بود. در واقع بخش مهمی از کیفیت خروجی کار به بریف اولیه ای که توسط کارفرما و مشتری تکمیل می‌شود وابسته است.

۳. باعث صرفه جویی در زمان می‌شود

بریفی کارآمد خواهند بود که در ابتدای کار با دقت و  حوصله تکمیل شود. اگر فقط بریف را برای رفع تکلیف یا گذراندن یک مرحله ابتدایی فرمالیته تکمیل می‌کنید باید مطمئن باشید که در طول انجام پروژه قطعاً دچار مشکل خواهید شد. جابجایی اهداف و خواسته‌های در طول انجام پروژه موجب صرف وقت بیشتر و البته متحمل شدن هزینه‌های بیشتری می‌شود. علاوه بر این دو، اصطکاک به وجود آمده میان کارفرما و مشتری بر اثر ابهامات موجود در انجام پروژه یا اطلاع نداشتن دقیق از نیازها و انتظارات یکدیگر قطعاً در زمان تحویل پروژه و کیفیت پروژه نهایی تاثیرگذارند. بررسی‌های انجام شده نشان می‌دهد که  ۷۵% از کارفرماها و ۵۵٪ درصد از مشتریان  اعلام کرده‌اند که اغلب پروژه‌ها پس از شروع پروژه تغییر می‌کند. این نشان می‌دهد که متاسفانه بسیاری از کارفرماها و مشتریان برای تکمیل بریف‌ها اهمیت چندانی قائل نیستند.

اشتراک‌گذاری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

19 + نه =